Ao entrevistar mais de 200 pessoas muito produtivas, incluindo 7 bilionários, 13 atletas olímpicos, 20 estudantes de alto desempenho escolar e mais de 200 empresários de sucesso, Kevin Kruse, articulista para o site da Forbes, fazia uma pergunta direta e sem rodeios: “qual é o segredo da sua produtividade?”.

Após analisar todas as respostas, ele as condensou em 15 ideias principais, as quais, por sinal, fazem parte do seu livro 15 Secrets Successful People Know About Time Management (algo como 15 Segredos que Pessoas de Sucesso Sabem Sobre Gestão do Tempo). Há inclusive um infográfico que ele criou e que resume as 15 ideias de produtividade que serão apresentadas logo abaixo. Você pode conferir em https://kevinkruse.leadpages.co/15-secrets/

Dica de produtividade #1: Eles focam em minutos, não em horas.

Pessoas de desempenho mediano tendem a anotar compromissos em suas agendas com duração de 1h, 2h, 3h e assim por diante. Pessoas bem sucedidas sabem que elas possuem 1.440 minutos em um único dia e não há nada mais valioso do que o tempo. Dinheiro pode ser perdido ou ganho novamente, mas o tempo desperdiçado nunca é regenerado ou recuperado. Você precisa dominar praticamente cada minuto do seu dia a fim de dominar a sua própria vida.

Dica de produtividade #2: Eles focam somente em uma coisa.

Pessoas ultra produtivas sabem qual é a sua tarefa mais importante naquele momento e trabalham nela por 1 ou 2 horas, sem interrupções. Tom Ziglar, CEO da Ziglar Inc., compartilhou o seguinte pensamento: “invista a melhor parte do seu dia trabalhando na sua prioridade número 1, a qual ajudará a construir a sua carreira ou seu negócio”. Qual atividade terá o maior impacto para que você alcance o objetivo? Qual realização irá te gerar uma promoção no trabalho?

Dica de produtividade #3: Eles não usam lista de afazeres (to-do list).

Jogue fora a sua lista de tarefas; ao invés disso, coloque todas as tarefas em seu calendário. Ocorre que somente 41% dos itens em listas de tarefas são de fato concluídos. E todas aquelas tarefas incompletas levam ao estresse e insônia, por causa do efeito Zeigarnik (tendência de se lembrar mais facilmente das tarefas não concluídas do que das tarefas completadas). Pessoas produtivas colocam tudo em seus calendários e então trabalham e vivem a partir dele. “Utilize um calendário e isso te colocará no topo do ranking das pessoas de alta produtividade…”, aconselhou o cofundador de The Art of Charm, Jordan Harbinger.

Dica de produtividade #4: Eles vencem a procrastinação com viagem no tempo.

Você não deve confiar no seu próprio “eu” futuro. Isto porque nós somos “inconsistentes no tempo”. Nós compramos vegetais hoje porque imaginamos que comeremos saladas durante toda a semana; daí nós acabamos por jogar fora as folhas e legumes que estragaram na geladeira. Quem não conhece alguém que comprou uma esteira ou outro equipamento de ginástica e simplesmente o deixou de lado? O que você pode fazer agora para assegurar que, no futuro, você faça a coisa certa? Antecipe como você se sabotará e desenvolva uma solução para defender você mesmo no futuro.

Dica de produtividade #5: Eles voltam para casa a tempo de jantar.

Kruse diz que aprendeu esta lição com Andy Grove, da Intel: “Há sempre mais por ser feito, mais que deveria ser feito, sempre mais do que pode ser feito”. Pessoas de sucesso sabem muito bem o que elas valorizam na vida (além do trabalho). Não há resposta certa, mas para muitos, os valores incluem: tempo com a família, exercícios, atividade voluntária. Eles conscientemente alocam os seus 1.440 minutos diários para cada área que eles valorizam (eles colocam os seus compromissos em seus calendários).

Dica de produtividade #6: Eles usam um caderno ou bloco de notas.

Richard Branson disse em mais de uma ocasião que ele não teria sido capaz de construir a Virgin sem um simples caderno, o qual ele carrega por onde quer que anda. Em uma entrevista, o magnata grego Aristóteles Onassis disse: “sempre tenho comigo um caderno. Escrevo tudo nele… Esta é uma lição de um milhão de dólares que eles não te ensinam na universidade!”. Pessoas ultra produtivas liberam a sua mente ao escrever tudo de bom que lhes passou pela cabeça.

Dica de produtividade #7: Eles veem emails apenas poucas vezes por dia.

Pessoas ultra produtivas não checam os emails várias vezes ao dia. Elas não reagem a cada vibração ou alerta sonoro para ver quem lhes enviou um email. Ao invés disso, elas agendam um tempo para processar os seus emails de forma rápida e eficiente. Para alguns, isso significa somente uma vez ao dia; para outros, é uma vez pela manhã, outra no meio dia e a última à noite.

Dica de produtividade #8: Eles evitam reuniões a todo custo.

Quando Kruse questionou Mark Cuban qual seria a sua dica de produtividade, ele rapidamente respondeu: “nunca aceite participar de reuniões, a menos que alguém esteja assinando um cheque”. Reuniões são claramente matadores de tempo. Elas começam atrasadas, têm as pessoas erradas nelas, não têm clareza quanto aos assuntos e duram mais do que deveriam. Você deve se livrar de reuniões o quanto puder, agendar poucas e, sobretudo, terminá-las o quanto antes.

Dica de produtividade #9: Eles dizem “não” para quase tudo.

O bilionário Warren Buffet disse uma vez: “a diferença entre pessoas de sucesso e pessoas de muito sucesso é que estas últimas dizem ‘não’ para praticamente tudo”. E James Altucher deu esta dica: “se algo não é um sonoro ‘Yes! Então, é um não’”. Lembre-se que você tem apenas 1.440 minutos por dia. Não desperdice eles assim tão facilmente.

Dica de produtividade #10: Eles seguem a regra 80/20.

Conhecida como o Princípio de Pareto, na maioria dos casos, 80% dos resultados vêm de somente 20% das atividades. Pessoas de alta produtividade sabem quais atividades resultam nos maiores resultados, focando nestes e ignorando o resto.

Dica de produtividade #11: Eles delegam quase tudo.

Pessoas altamente produtivas não perguntam, “como eu posso cumprir esta tarefa?”. Em vez disso, elas perguntam, “como esta tarefa pode ser cumprida?”. Isto é, elas tiram o “eu” tanto quanto possível. Pessoas produtivas não têm paranoia em controlar tudo à sua volta e nem são gerenciadores de detalhes (ou como falam em inglês, micro-managers). Em muitos casos, o suficientemente bom é o suficiente. Ou seja, eles não são como aquelas pessoas que querem levar tudo à perfeição e que o “bom é inimigo do ótimo”.

Dica de produtividade #12: Eles têm uma semana com dias temáticos.

Pessoas de muito sucesso normalmente criam dias temáticos na semana para focar em grandes áreas. Kruse, por exemplo, comenta que há décadas tem usado as segundas feiras para reuniões e ainda tem períodos de conversa individual com cada reporte direto dele. As tardes de sexta feira dele são tematizadas sobre aspectos administrativos gerais e financeiros que ele deseja resolver antes que a nova semana se inicie. Kruse também se refere à Jack Dorsey, CEO do Twitter e do Square, e a sua semana com dias temáticos, o que lhe permitiu liderar duas empresas em paralelo. Se possível for, agrupe e aloque temas na sua semana de trabalho para maximizar a sua eficiência e eficácia.

Dica de produtividade #13: Eles tocam em alguns assuntos somente uma vez.

Quantas vezes você já abriu uma correspondência – uma conta para pagar, talvez – e depois colocou ela de lado para só lidar com ela novamente mais tarde? Quão frequente você lê um email e então o fecha, deixando em seu inbox, para lidar com ele num outro dia ou outra hora? Pessoas com muito sucesso tendem a tocar nesses emails ou correspondências apenas uma vez. Se algo leva menos de 5 a 10 minutos para ser resolvido, elas procuram agir com o assunto na mesma hora. Isto costuma reduzir o estresse, uma vez que o assunto não ficará pairando na nossa mente, além de ser muito mais eficiente, dado que não precisaremos reler e lidar novamente com o tema mais adiante.

Dica de produtividade #14: Eles praticam uma consistente rotina da manhã.

A grande surpresa que Kevin Kruse teve ao entrevistar mais de 200 pessoas de grande sucesso foi a abertura e sinceridade com que estas revelaram os seus rituais matutinos. Hal Elrod, autor de The Miracle Morning, disse que “enquanto a maioria dos indivíduos foca em fazer mais para atingir mais, o milagre da manhã é focar em se tornar mais, a fim de que você possa começar a fazer menos para atingir mais”. Kruse complementa que, durante essas mais de 200 entrevistas, ele constatou que muitas pessoas de sucesso alimentam o corpo com água, um rico café da manhã e exercício leve. Elas ainda alimentam a mente com oração ou meditação, leitura inspiracional ou preenchimento de um diário.

Dica de produtividade #15: Energia é tudo.

Você não pode simplesmente gerar mais minutos do que um dia tem, mas você pode aumentar a sua energia, a qual por sua vez aumentará a atenção, foco, tomada de decisão e produtividade. Pessoas de sucesso não pulam as refeições, não deixam de dormir ou fazer breaks na busca de fazer cada vez mais. Elas, na realidade, veem as refeições como um combustível, o sono como algo reparador e a pausa como um gás para o trabalho.

Este artigo é uma tradução de um post que eu li no site da Forbes (15 Surprising Things Productive People Do Differently – http://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2016/01/20/15-surprising-things-productive-people-do-differently)

Concordo com praticamente tudo que foi escrito por Kevin Kruse neste artigo. Alguns tópicos que não me ressoam muito bem são: (1) a preocupação exacerbada com os minutos da nossa agenda (apesar de entender a importância de valorizarmos o nosso tempo). Dizem que Richard Branson acredita que “time is the new money”, ou seja, o tempo é o novo dinheiro; (2) a rotina da manhã como algo imprescindível para o sucesso ou a alta produtividade, como se todas as pessoas tivessem o mesmo metabolismo ou relógio biológico. Sabemos que algumas pessoas são mais produtivas à noite, enquanto outras de manhã. Não acredito que acordar cedo, por exemplo, seja uma condição para alguém se tornar bem sucedido.

Mas, fora isso, os outros pontos fazem bastante sentido para mim. A questão de focar em uma coisa por vez tem a ver com ser multitarefas (multitask), o que tem sido comprovado como algo nocivo para a mente. A procrastinação pode, de fato, ser vencida ao reduzirmos a energia de ativação para realizarmos determinada tarefa.

Shawn Achor, autor de O Jeito Harvard de Ser Feliz, diz que o simples fato de tirar o violão do armário e colocá-lo na sala já foi o suficiente para reduzir a energia de ativação necessária para desenvolver o hábito de tocar violão. Outro exemplo que ele dá no livro foi que, para reduzir o tempo que ele gastava na frente da TV, ele tirou as pilhas do controle remoto e as levou para uma gaveta, aumentando a energia de ativação para que ele visse algo na TV.

Voltar para casa a tempo de jantar é um hábito que Barak Obama não deixou de cultivar com a família, mesmo sendo presidente dos Estados Unidos.

E, por fim, mais do que gerenciar o tempo, acredito que as pessoas com alta produtividade sabem muito bem gerenciar a sua energia. É como uma maratona: o corredor sabe que haverá trechos de subida mais a frente e que necessita poupar as energias, pois ele não está correndo uma prova de 100 metros.