Este artigo é uma tradução do texto originalmente publicado no site da Fast Company com o seguinte título: These Seven To-Do List Mistakes Could Be Derailing Your Productivity (https://www.fastcompany.com/40521670/these-seven-to-do-list-mistakes-could-be-derailing-your-productivity).

No que se refere a fazer as coisas acontecerem, às vezes, métodos de produtividade bem simples são os melhores. Caso em questão: a lista de tarefas (também conhecida como to-do list, na expressão em inglês). Essa ferramenta bastante útil te mantém organizado ao colocar as tarefas em uma lista de prioridades… a não ser que você esteja fazendo da maneira errada. Erros em sua lista de tarefas podem estar colocando o seu dia de trabalho em risco, dizem os especialistas.

“Uma lista de tarefas é como se fosse um mapa para o seu dia”, diz Paula Rizzo, autora de Listful Thinking: Using Lists to Be More Productive, Successful, and Less Stressed. “Ela define uma intenção. Assim, você sabe o que está fazendo, mas você pode se atrapalhar se você não usá-la corretamente”.

Antes de você escrever a sua próxima lista de tarefas, preste atenção para que você não cometa algum destes sete erros muito comuns:

1. Escrever a lista de manhã

Pode parecer natural criar uma lista de tarefas de manhã, antes de qualquer outra coisa, mas essa hora já é tarde demais, diz Eileen Roth, autora de Organizing For Dummies. “Se você o fizer e você tiver uma reunião do outro lado da cidade às 8 h, é provável que você não vai chegar a tempo”, ela comenta. Por isso, crie a sua lista na noite anterior.

Escrever a lista no final do dia lhe permite se desconectar do trabalho e fazer a transição para o seu tempo pessoal, diz Roth. “Você vai para casa e pode parar de pensar na sua lista de tarefas, pois você já a criou e sabe como serão as tarefas do dia seguinte. A sua mente consegue, assim, descansar”, ela diz.

2. Incluir tarefas demais

Se a sua lista de tarefas incluir tarefas demais, de tal forma que leve algumas semanas ou até meses para concluir, você estará se preparando para o fracasso, diz Rizzo. “Quando você lista coisas demais, é meio que angustiante”, ela diz.

Três tarefas são o ideal, diz Kyra Bobinet, autora de Well Designed Life: 10 Lessons in Brain Science & Design Thinking for a Minduful, Healthy, and Purposeful Life. “O seu cérebro entende coisas em grupos de três”, ela complementa. “Aproveite isso ao criar um top 3 no início da sua lista de tarefas. A maioria das pessoas tem uma lista que tem mais de três atividades”.

Longas listas são um problema, já que a maior parte das pessoas não é consciente de como são poucas as horas produtivas que nós realmente temos todos os dias, diz Christina Willner, fundadora do software de produtividade Amazing Marving. “A nossa energia mental é um fator muito mais limitante do que o tempo”, ela diz. “Nós temos somente cerca de três a seis horas ‘boas’ de trabalho em cada dia”.

Uma outra razão pela qual longas listas são comuns é que as pessoas tendem a subestimar quanto tempo uma tarefa vai levar, diz Willner. Assim, ela sugere estimar a duração de cada tarefa e escrevê-la ao lado da tarefa. Depois, monitore o tempo para ajudar a fazer estimativas futuras de maneira mais precisa.

3. Incluir os itens de “algum dia”

Tarefas de aspiração, como escrever um livro, não pertencem a uma lista de tarefas. Ao invés disso, crie uma lista de ideias em separado. “Se a sua lista de tarefas tiver ‘subir o Monte Evereste e comprar leite’, isso significa que há pelo menos duas listas”, diz Rizzo.

Listas de tarefas diárias deveriam ser realmente priorizadas. Se você tem um grande projeto que deseja realizar, pode colocá-lo em sua lista de tarefas se você desmembra-lo em atividades menores e mais fáceis de executar, diz Rizzo.

Projetos para serem feitos em algum dia no futuro pertencem a uma ‘lista mestra’ que contém todas as tarefas que você deseja fazer e está constantemente crescendo e encolhendo, diz Willner. “Você não vai querer trabalhar diretamente com a sua lista mestra”, ela comenta. “Não apenas será angustiante demais ver tantas tarefas, mas não será nada agradável nunca ser capaz de completa-la. Ao invés disso, você pode querer fazer uma lista diária em separado, onde você vai planejar quais tarefas atacar no próximo dia e basicamente ir riscando essas atividades da sua lista”.

4. Tratar cada atividade com a mesma importância

Uma boa lista de tarefas deve ser uma lista de prioridades, diz a coach de produtividade Nancy Gaines. “Somente adicione atividades que movimentarão a sua carreira ou negócio adiante”, ela comenta. “Se não for uma prioridade, não deveria estar na sua lista. ‘Não prioridades’ são simplesmente distrações”.

Ela sugere seguir o “sistema 3-3-3 quando estiver escrevendo a sua lista”. “Apague três atividades das atividades que você tiver escrito e que não sejam tão importantes assim”, diz Gaines. “Delegue três tarefas para alguém, já que elas não seriam o melhor uso do seu tempo ou das suas habilidades. E execute três tarefas que são a sua prioridade máxima”.

5. Não ser específico

As pessoas geralmente escrevem notas vagas em uma lista de tarefas, mas pode ser difícil agir se você tem de parar e pensar em como seguir, diz Maura Thomas, autora de Personal Productivity Secrets. Se você tem 10 minutos para realizar alguma coisa e uma lista de tarefas vaga demais, você vai desperdiçar tempo tentando reconectar com cada atividade na lista e relembrar o que ela significa.

“Aproveite alguns segundos a mais, enquanto você está planejando e escrevendo a lista, para ser o mais específico possível, de forma que quando você estiver se comprometendo a fazer uma tarefa, você possa simplesmente realiza-la”, ela diz. Por exemplo, ao invés de escrever “relatório de despesa” em sua lista de tarefas, escreva “inserir recibos em uma planilha”.

E evite aquelas palavras de ação que soam muito vagas, tais como “plano”, “implementar” ou “desenvolver” em sua lista de tarefas. “Se você tem apenas poucos minutos, ver uma palavra como ‘desenvolver’ em sua lista irá agir como uma lombada ou um quebra mola, e você provavelmente vai passar por cima”, diz Thomas. “Economize essas palavras vagas em sua lista de projetos, que é para aquelas atividades maiores que não serão executadas imediatamente”.

6. Usar a mesma lista até que esteja concluída

Muito geralmente, as pessoas criam uma lista de tarefas e a usam até que todas as tarefas estejam concluídas, diz Roth. “O problema com essa teoria é que cada dia há uma mudança, de forma que o que você fez hoje não é aquilo que irá fazer amanhã”, ela diz. “E o que você pensa que vai fazer amanhã pode mudar antes que o dia de hoje tenha terminado”.

Assim, crie uma lista nova para cada dia. “Algumas pessoas que trabalham somente em projetos podem trabalhar em listas de tarefas semanais, mas, mesmo assim, ela vai mudar quando os dias passarem ao longo da semana”, diz Roth.

7. Não sincronizar a sua lista com a sua agenda

Ter uma agenda cheia de atividades que não inclui as ações da sua lista de tarefas é um outro equívoco, diz Katie Mazzocco, autora de Revolutionary Productivity: How to Maximize Your Time, Impact, and Income in Your Small Business.

“Reconheça que há bastante tempo em um só dia”, ela comenta. “Se você tem uma agenda cheia e uma lista de tarefas cheia que não estão conectadas, você nunca terá tempo para agir em sua lista de tarefas, fazendo com que você se prive de uma boa noite de sono, tempo com a família, um final de semana tranquilo ou mesmo férias”.

Assim, bloqueie tempo em sua agenda para agir em suas atividades da lista de tarefas.